Конгрессное бюро: осознанная необходимость

Россия в целом и Москва в частности серьезно отстали от развитых стран и мировых столиц в деле проведения крупных международных конгрессов и конференций. Одна из причин – отсутствие конгрессных бюро. О том, что это за организации, на конференции «Конгрессная деятельность. Основные задачи и направления развития» рассказал директор департамента конгрессов Центра делового сотрудничества «ТКБ-Сервис» Владимир ЖУКОВ.

По статистике Международной ассоциации конгрессов и конференций (ICCA), объединяющей свыше 850 компаний и ассоциаций из 83 стран, в 2008 г. во всем мире было проведено 7475 международных конгрессных мероприятий. Общий объем поступлений от их организации составил свыше 11,9 млрд долл. И лишь 16 проведенных в Москве мероприятий были признаны соответствующими международным критериям и включены в эту статистику. Таким образом, наша столица заняла лишь 103 место среди городов, принимающих конгрессные мероприятия. («БиВ», № 3, 2010).

Незначительное количество таких мероприятий в Москве, да и в России в целом, с одной стороны, связано с недооценкой их роли для социально-экономического развития городов и регионов. С другой стороны, для того, чтобы победить в довольно жесткой конкурентной борьбе на рынке конгрессных услуг и привлечь гостей из-за рубежа именно в свой город, необходимы серьезные организационные усилия. Именно их Москве и не хватает больше всего.

Расчеты, сделанные на основе статистических данных ICCA, показывают значительный экономический эффект конгрессных мероприятий для экономики места проведения. Поэтому их привлечение и организация становится важным направлением деятельности городских и региональных администраций.

Как правило, лоббированием интересов своего города на международном уровне, представлением его интересов, взаимодействием с заказчиком и организатором мероприятия занимается конгрессное бюро (КБ). КБ – это некоммерческая маркетинговая организация, официально представляющая город или регион на рынке конгрессных услуг. Оно не занимается предпринимательской деятельностью, и это принципиально важно.

Без КБ никакая реальная работа по привлечению в тот или иной город конгрессов невозможна. Ежегодно проводятся международные тендеры на уже существующие мероприятия, на так называемые номерные конгрессы (скажем, XII конгресс стоматологов). Москва в этих тендерах (за редким исключением) не участвует. Ее никто не представляет.

Надо понимать, что привлечение мероприятия в свою страну или город – это не заслуга, не одноразовый подвиг энтузиастов, а результат планомерной целенаправленной работы. И до тех пор, пока не будет создана профессиональная организация, рассчитывать на то, что к нам поедут конгрессы и конференции со всего мира просто потому, что мы такие великие и интересные, не приходится. Ее организационная форма может быть любой – частной, государственной, частно-государственной. Принципиально важно другое – некоммерческий характер деятельности бюро, безвозмездность его услуг. Некоммерческий характер деятельности обеспечивает беспристрастность при выборе поставщика. Опыт показывает, что как только организатор замечает «личную» коммерческую заинтересованность бюро, оно обречено – больше с ним никто работать не будет.

Кроме того, бюро должно иметь официальный статус и признание со стороны органов власти.

КБ предоставляет свои услуги двум объектам хозяйственной деятельности – заказчику и организатору. Как правило, это не одно и то же лицо. Заказчик – это та организация, по инициативе и при поддержке которой проводится мероприятие. Организатор – это организация, специализирующаяся на комплексной подготовке и проведении конгрессного мероприятия, т. е. тот, кто конкретно устраивает мероприятие, поставщик конгрессных услуг.

Для заказчика помимо финансовой составляющей не менее важна и имиджевая сторона вопроса. Он не может позволить себе сделать важное мероприятие и пригласить уважаемых людей на неизвестную площадку, с неизвестным уровнем услуг и обслуживания.

Для того, чтобы более четко представлять себе место Москвы на рынке конгрессных услуг, попробуем проанализировать некоторые данные.

Анализ конгрессной деятельности в Москве (и в целом по России) весьма затруднен в силу отсутствия достоверной отечественной статистики этой сферы деятельности. Конгрессными мероприятиями занимаются как небольшие организации, проводящие отдельные целевые семинары и презентации, так и крупные компании, продвигающие свои корпоративные интересы.

По информации журнала «Пять Звезд», в Москве ежегодно проводится более 150 крупных конгрессно-выставочных мероприятий. Общее количество привлеченных гостей оценивается в 50–75 тыс. человек, более 80% из них составляют иностранные граждане. Однако отсутствие собственной системы статистического учета проводимых в городе мероприятий и оценки их экономического эффекта делает невозможным подтвердить или опровергнуть эти данные и заставляет обращаться к данным, собранным ICCA.

Эта статистика наглядно свидетельствует о жесткой конкуренции между городами и странами мира за право принимать международные мероприятия. Такая заинтересованность объясняется мощным социально-экономическим эффектом, оказываемым конгрессными мероприятиями на экономику принимающего города или региона. Ведь они – источник поступления значительных финансовых средств в бюджет города; важнейший инструмент инновационного развития экономики и реализации приоритетных городских программ; механизм развития инфраструктуры и повышения инвестиционной привлекательности города.

Согласно данным ICCA, средние расходы делегата конференции колеблются в пределах от 2,1 тыс. до 2,5 тыс. долл. (в 2008 г. – 2487 долл.), а средний размер регистрационного сбора – от 460 до 550 долл. (в 2008 г. – 547 долл.). Применяя эти цифры к мероприятиям, проходившим в Москве в 2008 г., получаем, что расходы участников конгрессных мероприятий составили 20,4 млн долл., а общая сумма регистрационных сборов, собранных организационными комитетами, достигла 4,5 млн долл. При этом надо иметь в виду, что здесь учтены лишь мероприятия, вошедшие в статистику ICCA; реальная сумма доходов Москвы от конгрессной деятельности выше.

Согласно данным ассоциации, более 72% от общего количества международных конгрессных мероприятий собирают от 50 до 499 участников. В Москве большая часть залов имеет вместимость от 100 до 500 посадочных мест, т. е. при средней продолжительности конгрессного мероприятия в 4 дня и среднем количестве участников в 150 человек, потенциальное количество конгрессных мероприятий, которые можно проводить в Москве ежегодно, может быть оценено в 2 тыс. По сравнению с нынешним уровнем – рост колоссальный. Соответственно увеличатся и поступления от конгрессной деятельности.

Каким же образом можно достичь столь впечатляющих результатов? Прежде всего, необходимо создать городскую маркетинговую организацию с официальным статусом представительства Москвы на рынке международных конгрессных мероприятий – Конгрессное бюро Москвы, пользующееся административной и финансовой поддержкой со стороны Правительства Москвы.

Услуги конгрессного бюро будут одинаково востребованы как для заказчиков, так и для организаторов конгрессных мероприятий. Заказчику оно сможет предоставить профессиональные консультации; организовать взаимодействие с органами власти; подобрать возможные места проведения мероприятий и предоставить их сравнительные характеристики; подготовить информацию о возможностях деловой, образовательной, культурной и развлекательной частей мероприятия; организовать инспекционные выезды заказчика на место; предоставить объективные рекомендации и содействие в выборе поставщиков конгрессных услуг.

Организаторам конгрессных мероприятий бюро предоставит объективные рекомендации и разместит информацию о поставщиках в специализированных изданиях и на сайте конгрессного бюро; организует встречи для налаживания контактов с заказчиками мероприятий; окажет помощь в подготовке к участию в тендерах, окажет консультационные и юридические услуги. КБ будет вести статистику конгрессной деятельности.

Таким образом, конгрессное бюро является одним из важнейших субъектов конгрессной деятельности, без которого невозможно целенаправленное управление развитием рынка конгрессных услуг

Подготовила Ирина МУРАВЬЕВА

Привлечение мероприятия в свою страну или город – это не единоразовый подвиг энтузиастов, а результат планомерной целенаправленной работы

Средние расходы делегата конференции колеблются в пределах от 2,1 тыс. до 2,5 тыс. долл. (в 2008 г. – 2487 долл.), а средний размер регистрационного сбора – от 460 до 550 долл. (в 2008 г. – 547 долл.)

Количество международных конгрессных мероприятий в отдельных городах мира

Источник: статистика ICCA

Количество участников международных конгрессных мероприятий в отдельных городах (тыс. чел.)

Источник: статистика ICCA